Política de privacidad y tratamiento de datos personales

ACERO Y ROBLE S.A.S. se hace responsable del tratamiento de datos personales, suministrados. Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta política de privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de la misma cuando proporcionan los datos a través de los diferentes medios. De esta forma se da cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales”) y lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Acero y Roble S.A.S. adopta y hace público el presente manual que contiene los elementos esenciales, seguros y sencillos para dar cumplimiento con la legislación correspondiente a la protección de datos personales.

Objeto

Definir los parámetros generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de ACERO Y ROBLE S.A.S. en virtud del compromiso de velar por la seguridad y el uso adecuado de la información de los titulares, facilitando el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Finalidades y tratamiento al que serán sometidos los datos suministrados

Finalidades del tratamiento de datos personales

ACERO Y ROBLE S.A.S. realizará tratamiento por razones relacionadas con el giro ordinario de sus negocios. Para tales efectos, el tratamiento se adelantará en el marco de las siguientes finalidades:

Para el proceso de evaluación y calificación de la calidad del servicio prestado.
Para la atención del trámite de garantías de los servicios.
Para la entrega de bienes y servicios.
Para la emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
Para la realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del cliente.
Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.
Para la prestación de servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar.
Para la ejecución de procesos y procedimientos financieros y contables.
Para la creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de información personal.
Para el cumplimiento de obligaciones legales por parte de ACERO Y ROBLE S.A.S.
Para publicidad propia y promoción de los productos manufacturados y comercializados por ACERO Y ROBLE S.AS. en el normal desarrollo del objeto social

Para el cumplimiento de las anteriores finalidades, ACERO Y ROBLE S.A.S. podrá:

Recoger, transmitir, transferir, almacenar, procesar y custodiar los datos personales de los titulares, como responsable encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero, que tenga vínculo comercial con ACERO Y ROBLE S.A.S.
Conservar la información personal del titular mientras ACERO Y ROBLE S.A.S se encuentre obligado legalmente para ello.
Compartir información personal, comercial y financiera con terceros, ubicados en Colombia o en el exterior, para efectos del procesamiento, conservación o alojamiento de dicha información.
Subcontratar con un tercero y/o entidad vinculada la prestación de servicios y/o productos suministrados a sus clientes, sea que éste opere o no en el país como, entre otros, los servicios relacionados con cobranzas.

Proveedores, contratistas: Realizar análisis de información sobre calidad y niveles de servicio, procedimientos para la selección y vinculación de proveedores y contratistas potenciales.

Dar Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes, servicios control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Prevenir, en la medida de las posibilidades, el fraude en cualquiera de sus modalidades, en especial dar cumplimiento a obligaciones sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Clientes: Tener relación comercial y brindar comunicaciones. Estas labores se realizan en el marco del cumplimiento del deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas

Empleados y ex empleados: realizar proceso de selección del personal, realizar análisis de información de calidad y niveles de servicio.

Dato: Es toda información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo de datos, susceptible a tratamiento, concerniente a personas físicas determinadas o determinables (tales como nombre, apellidos, estado civil, sexo, edad, domicilio, número de identificación como persona natural y/o jurídica, número de teléfonos tanto fijos como celulares, correo electrónico, etc.).

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre la base de datos y/o tratamiento.

Titular: Persona natural o Jurídica cuyos datos personales son objeto del tratamiento.

Tratamiento de datos personales

Dando aplicación a los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, ACERO Y ROBLE S.A.S. únicamente recolectará los datos personales del titular que son pertinentes y adecuados con la finalidad para la cual son requeridos y no se recogerán datos personales sin la autorización previa. Dicha autorización será efectiva al momento de suministrar los datos, por parte de cada uno de los titulares a través de nuestros diferentes canales de atención, tales como correo electrónico, página web, redes sociales, plataformas, entre otros.

Autorización

La autorización para el tratamiento de datos personales será obtenida por ACERO Y ROBLE S.A.S. mediante alguno de los siguientes mecanismos:

Por escrito, a través de formularios, herramientas electrónicas, punto de atención personalizada, teléfonos.
Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente su autorización, por ejemplo, la compra o venta de productos y/o servicios, la solicitud de prestación de servicios, la presentación de peticiones, quejas y/o reclamos, el ingreso a las sedes.

No se entenderá que el silencio o la ausencia de respuesta por el titular es una conducta inequívoca. Cuando se pretenda obtener la autorización para el tratamiento de datos personales, por parte del titular o de quien esté legitimado para ejercer sus derechos, se informarán las finalidades específicas del tratamiento que se dará a los datos.

Manejo de datos personales sensibles

Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

En ese orden de ideas ACERO Y ROBLE S.A.S. no recolectará, usará o tratará datos sensibles, salvo que el titular de los mismos los suministre voluntariamente.

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Consultar o acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los datos personales que recolecta ACERO Y ROBLE S.A.S en sus bases de datos son utilizados y tratados para cumplir con su objeto social. A continuación, se enlista el tipo o clase de información que se recolecta en las bases de datos: Nombre, cargo, profesión, edad, C.C., NIT, teléfono fijo y/o celular, dirección, dirección de correo electrónico, URL, usuarios de redes sociales. Igualmente, se recolecta datos de los contratistas, empleados y proveedores que proporcionen la siguiente información: Información personal relacionada con su fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentran afiliados, antecedentes disciplinarios y judiciales. Información personal relacionada con su núcleo familiar y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies. La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones, legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, e históricos de la información. No se verifica, ni se asume la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos proporcionados.

Atención de consultas y reclamos: El proceso de servicio al cliente de ACERO Y ROBLE S.A.S. será el encargado de atender y dar respuesta a las peticiones, consultas y reclamos respecto de los datos personales de los titulares.

Consultas: El proceso de consulta se hace por medio de la presentación de una solicitud de consulta escrita a través del siguiente canal: contacto@aceroyroble.com.co

La solicitud de consulta debe ser presentada por el titular de los datos, sus causahabientes, su representante o apoderado, quienes deberán acreditar su identidad en forma suficiente.

La solicitud de consulta, como mínimo, deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, los teléfonos de contacto y los documentos necesarios.

La solicitud de consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha, con los documentos y soportes que den cuenta de la legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.

Cuando no fuere posible para ACERO Y ROBLE S.A.S. atender la solicitud de consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Cuando para el ejercicio de los derechos del titular, aquel considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, podrá presentar un reclamo ante ACERO Y ROBLE S.A.S. a través del canal previamente mencionado para solicitudes de consulta. Se seguirá el siguiente procedimiento de atención:

Presentación de la solicitud de reclamo.
1. Si el reclamo resulta incompleto, ACERO Y ROBLE S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y/o complete la información.
1. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del envío del requerimiento del numeral anterior, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si ACERO Y ROBLE S.A.S. no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de ocho (8) días hábiles e informará de la situación al interesado.
1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
1. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo
1. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Entrega a terceros

Por medio de la presente autorización otorgo mi consentimiento expreso, libre e informado a ACERO Y ROBLE S.A.S. para transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o divulgar mis datos personales a nivel nacional e internacional, para el cumplimiento de las finalidades mencionadas anteriormente. ACERO Y ROBLE S.A.S. podrá transmitir, transferir, trasladar, compartir, entregar, y/o divulgar los datos personales a:

Contratistas, empleados, proveedores de ACERO Y ROBLE S.A.S.
Terceros con quienes ACERO Y ROBLE S.A.S. deba compartir la información para la adecuada y eficiente prestación de los bienes y/o servicios que suministra lo cual incluye, pero no se limita a asesores comerciales, asesores legales, asesores de tecnologías de la información, consultores y proveedores de servicios de tecnología, call centers, entre otros.
Cualquier autoridad judicial o administrativa con poderes y jurisdicción sobre ACERO Y ROBLE S.A.S.

Declaraciones

Por medio del presente documento, declaro, garantizo y represento lo siguiente:

Que conozco y entiendo la política de privacidad y tratamiento de la información de ACERO Y ROBLE S.A.S pues tuve oportunidad de consultarla y estudiarla detenidamente.
Que conozco y entiendo que el responsable del tratamiento de mis datos personales que le he proporcionado a ACERO Y ROBLE S.A.S será de responsabilidad de dicha empresa.
Que conozco y entiendo los procedimientos y las formas con que cuento para el ejercicio de los derechos que me asisten como titular de los datos personales, tal como éstos se establecen y describen en las políticas de privacidad y tratamiento de la información.
Que conozco y entiendo que cualquier solicitud, reclamo, consulta o inquietud debe dirigirse a ACERO Y ROBLE S.A.S al correo electrónico: contacto@aceroyroble.com.co
Que ACERO Y ROBLE S.A.S en cumplimento de lo establecido en la normativa de protección de datos personales, particularmente de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, me ha informado del carácter facultativo de las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles.
Que la presente autorización comprende el tratamiento de mis datos personales a futuro y el que hubiere efectuado antes de la suscripción de la presente autorización, situación que se entiende ratificada por este medio.
Que si bien ACERO Y ROBLE S.A.S cuenta con una infraestructura tecnológica sólida y confiable, existen circunstancias inherentes al tratamiento que expondrán a los datos personales a ciertos riesgos, lo cual incluye, pero no se limita a riesgos de seguridad, riesgos de virus, riesgos de corrupción y caídas del servicio, entre otros.